1. Wie wij zijn
Root8 Studio maakt film-, foto- en podcastproducties. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.
Root8 Studio
Utrechtseweg 95-7
3702 AA Zeist
KvK-nummer: 97062677
E-mail: contact@r8studio.nl
Telefoon: (0)6 42 74 59 45
2. Waar deze verklaring over gaat
Deze verklaring gaat over twee groepen mensen. Ten eerste bezoekers van deze website. Ten tweede, en dat weegt voor ons zwaarder, de mensen die in onze producties voorkomen: opdrachtgevers die we interviewen, en deelnemers die in beeld komen tijdens een opleidingsdag of workshop.
3. De website
3.1 Contactformulier
Als je het contactformulier invult, verwerken wij je naam, e-mailadres, het onderwerp, je projectomschrijving en de eventuele budgetindicatie. Wij gebruiken die gegevens uitsluitend om je vraag te beantwoorden en om te bekijken of we iets voor elkaar kunnen betekenen.
Grondslag: het uitvoeren van een overeenkomst of het nemen van stappen daaraan voorafgaand, en ons gerechtvaardigd belang om op berichten te kunnen reageren.
Wij bewaren berichten uit het contactformulier 3 maanden na het laatste contact. Wordt het een opdracht, dan bewaren wij de correspondentie zolang dat voor de opdracht en onze administratie nodig is.
3.2 Cookies en meetinstrumenten
Deze website plaatst geen tracking-cookies, gebruikt geen Google Analytics of vergelijkbare statistiekprogramma’s, en bevat geen advertentiepixels van sociale media. Lettertypen laden wij vanaf onze eigen server, zodat er ook daarvoor geen gegevens naar derden gaan.
Er worden daarom geen cookies geplaatst waarvoor toestemming nodig is, en je krijgt op deze site geen cookiemelding te zien.
3.3 Technische logbestanden
Onze hostingpartij legt automatisch beperkte technische gegevens vast, zoals je IP-adres, het tijdstip van je bezoek en de opgevraagde pagina. Dat is nodig om de website te laten werken, storingen op te sporen en misbruik tegen te gaan. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en werkende website. Deze logbestanden worden bewaard volgens de termijn van onze hostingpartij en worden door ons niet gebruikt om bezoekers te volgen.
4. Beeld- en geluidsmateriaal
4.1 Van wie wij opnames maken
Bij een productie maken wij beeld- en geluidsopnames van onze opdrachtgever, van de mensen die zij voordragen voor een interview, en soms van deelnemers aan een training, workshop of opleidingsdag die wij filmen. Beeld en geluid waarop iemand herkenbaar is, zijn persoonsgegevens.
4.2 Op welke grondslag
Wij filmen en fotograferen mensen uitsluitend met hun toestemming. Voor de opnamedag leggen wij die toestemming schriftelijk vast, zodat vooraf duidelijk is wat er wordt opgenomen, waarvoor het gebruikt mag worden en op welke kanalen het gepubliceerd kan worden.
Filmen wij een bijeenkomst met deelnemers, dan zorgen wij samen met de organisator dat deelnemers vooraf worden geïnformeerd en dat wie niet in beeld wil, daar ruimte voor krijgt. Wij zetten niemand ongevraagd in beeld.
4.3 Gevoelige onderwerpen
In een interview vertellen mensen soms uit zichzelf over onderwerpen die de wet als bijzondere persoonsgegevens aanmerkt, zoals gezondheid, geloofsovertuiging, afkomst of het persoonlijke leven. Wij verwerken die informatie alleen op basis van uitdrukkelijke toestemming, en wij publiceren nooit een productie zonder dat de betrokkene de eindmontage heeft gezien en akkoord heeft gegeven.
Wat er in een gesprek wordt gezegd maar niet in de montage terechtkomt, delen wij met niemand.
4.4 Toestemming intrekken
Je mag je toestemming altijd intrekken. Wij verwijderen het materiaal dan van onze eigen website en kanalen, en wij vragen onze opdrachtgever hetzelfde te doen. Wij kunnen niet garanderen dat materiaal dat al door anderen is gedeeld of gedownload, overal verdwijnt. Dat vertellen wij vooraf, zodat je die afweging kunt maken voordat de camera aangaat.
4.5 Ruwe opnames
Onbewerkte opnames bewaren wij versleuteld op onze eigen apparatuur en back-upschijven, Wij bewaren ruw materiaal tot 3 maanden] na oplevering, zodat er nog een aanpassing gemaakt kan worden, tenzij met de opdrachtgever iets anders is afgesproken. Daarna verwijderen wij het.
5. Opdrachten en administratie
Voor het uitvoeren en factureren van een opdracht verwerken wij naam, bedrijfsnaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en factuurgegevens. Grondslag: het uitvoeren van de overeenkomst en het voldoen aan onze wettelijke administratieplicht. Onze administratie bewaren wij zeven jaar, zoals de Belastingdienst voorschrijft.
6. Wie er nog meer bij kan
Wij schakelen een beperkt aantal partijen in die namens ons gegevens verwerken. Met hen hebben wij afspraken vastgelegd over beveiliging en geheimhouding.
- Onze hostingpartij, voor de website en de opslag van formulierberichten: TransIP B.V., Nederland.
- Onze e-mailprovider, voor het versturen en ontvangen van berichten: TransIP.
- Diensten voor het overdragen en opslaan van grote bestanden: WeTransfer & Google Drive.
- Publicatiekanalen zoals YouTube, Instagram en LinkedIn, uitsluitend voor materiaal waarvoor toestemming is gegeven.
Wij verkopen persoonsgegevens niet, en wij gebruiken ze niet voor advertenties of profilering.
8. Hoe lang wij dingen bewaren
- Berichten uit het contactformulier: 3 maanden na het laatste contact.
- Onbewerkte opnames: 3 maanden na oplevering, tenzij anders afgesproken.
- Opgeleverde eindbestanden: zolang de samenwerking loopt, daarna 3 maanden.
- Financiële administratie: zeven jaar, op grond van de wettelijke bewaarplicht.
- Technische logbestanden: volgens de termijn van onze hostingpartij.
9. Beveiliging
De website werkt via een versleutelde verbinding. Opnamemateriaal en projectbestanden staan op apparatuur en schijven die met een wachtwoord en schijfversleuteling zijn beveiligd.
10. Jouw rechten
Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Je kunt bezwaar maken tegen de verwerking, ons vragen de verwerking te beperken, en je kunt je gegevens in een overdraagbaar bestand opvragen. Heb je toestemming gegeven, dan mag je die op elk moment intrekken.
Stuur je verzoek naar contact@r8studio.nl. Wij reageren binnen een week. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen wij je vragen je verzoek te bevestigen.
11. Een klacht indienen
Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. Meestal komen we er samen uit. Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
12. Wijzigingen
Wij passen deze verklaring aan wanneer ons werk of onze werkwijze verandert. Deze verklaring is voor het laatst bijgewerkt op 30 augustus 2026.